Négociation : les clés d'une soutenance réussie

1. Les forces en présence côté acheteur

Longtemps resté informel, l'exercice de la soutenance commerciale (côté acheteur) tend à se structurer dans les entreprises, plaçant désormais les directions achats en première ligne, lesquelles ne sont pas systématiquement accompagnées des directions métiers! De fait, l'enjeu à la clé, pour elles, est de taille: "Profiter de tels rendez-vous pour mieux connaître les fournisseurs, et surtout questionner leur offre en clarifiant certains points ou en levant des incompréhensions. Et ce, pour mieux aligner les attentes et objectifs de part et d'autre. Une garantie de juste choix...", rappelle Arnaud Salomon, associé chez CKS Consulting, cabinet de conseil en achats. Pour y parvenir, l'étude révèle que chaque jury mobilise majoritairement de trois à six personnes pour 75% des sondés.

2. Côté vendeur, qui doit venir?

Selon les acheteurs, lors d'une soutenance commerciale, les vendeurs doivent être au nombre de trois à quatre personnes (52% des répondants), voire d'une à deux personnes (38%). A minima, cette équipe doit être constituée du commercial en charge du compte client pour 71,9% des acheteurs sondés, d'un représentant de la direction commerciale (56,3%), du chef de projet en charge de la prestation 56,3%, d'un directeur "métier" (production, R&D, qualité...) (51,6%). "La présence du directeur commercial dénotera un engagement plus bien fort de l'entreprise, que si de simples commerciaux sont dépêchés. Ce qui doit faire réfléchir les fournisseurs, en amont, quant aux personnes désignées pour aller en soutenance", insiste Patrick Chabannes, directeur associé du cabinet Cyrenac Conseil, tout en rappelant la nécessité que l'équipe vendeurs soit, in fine, moins nombreuse que l'équipe achats "pour ne pas jeter un malaise en exerçant de pression sur le client". À noter, le peu d'intérêt pour les acheteurs de la présence côté adverse d'un juriste ou d'un responsable RSE. Enfin, seul un répondant sur six évoque la présence d'un représentant de la direction générale lors des soutenances.

3. Préparation de la soutenance

Si, globalement, les clients ne sélectionnent qu'un à trois fournisseurs pour 71% des sondés, la soutenance peut en cacher une autre ! Ainsi, pour un soumissionnaire donné, 65% des entreprises se fixent la possibilité d'une deuxième soutenance (contre 20% pour une seule et unique). D'autant que, pour ne pas polluer les échanges, les experts sont formels: le volet financier ne doit pas être négocié durant la soutenance mais a posteriori, lors d'un deuxième rendez-vous.

Les experts sont catégoriques sur l'importance de la préparation, d'autant que les acheteurs sont de plus en plus préparés à ce type d'exercice. Ainsi pour Cyril Pourrat, vice-président procurement de Saudi Telecom Company, spécialiste des télécommunications en Arabie Saoudite, "le déroulé de l'échange doit être très structuré, avec une répartition claire des rôles pour s'assurer d'emmener le fournisseur là où on le souhaite". Préparation d'autant plus importante que le temps imparti est court! Ils sont 42% à opter pour un rendez-vous de deux heures et 46% pour une heure. "Jamais moins et très rarement au-delà de ces deux tendances", constate Philippe Grange, directeur de Faits & Chiffres, société de conseil en communication et de formation et responsable de l'étude. Lequel précise que les créneaux horaires que préfèrent le plus les directeurs achats sont de 10 heures à 12 heures ou de 14 heures à 16 heures.